Kann Kirche digital?

Die Katholische Kirchgemeinde der Region Rorschach will ihre Verwaltungsprozesse konsequent digitalisieren. Das IPM begleitete die öffentlich-rechtliche Körperschaft auf diesem Weg.  

Die Katholische Kirchengemeinde bat um Unterstützung bei der Evaluation und Beschaffung eines neuen ERP-Systems. Das neue System sollte die unterschiedlichen operativen Aufgaben der Kirchgemeinde optimal unterstützen, damit die Verwaltung effizienter und papierlos wird, bei gleichzeitiger Verbesserung der Datenqualität.  

Im Mittelpunkt standen dabei die folgenden Anforderungen:  

• Eine Finanzbuchhaltung mit dem speziellen Kontenplan für Kirchengemeinden. 

• Eine benutzerfreundliche Spesenabrechnung für die Mitarbeitenden über eine App. 

• Eine Verwaltung der Arbeitszeit resp. Ferien der Angestellten. 

• Die Unterstützung eines regelkonformen Visumsprozesses inkl. Freigaben mittels mobiler App 

• Cockpit (Reporting) für den Geschäftsleiter 

• Eine Cloud-Lösung 

Was zunächst als konventionelles Evaluierungs- und Optimierungsprojekt erschien, entfaltete sich rasch zu einer spannenden Herausforderung. Diese resultierte aus der hohen Komplexität der abzubildenden Funktionen sowie den besonderen Anforderungen. Dazu gehörten spezifische Vorgaben der Rechnungslegung nach den Rechtsgrundlagen des Katholischen Konfessionsteils des Bistums St. Gallen, die Integration von Schnittstellen zu Umsystemen sowie die außergewöhnlichen Verwaltungsstrukturen. 

Dank klar definierter Zielsetzungen der Geschäftsleitung konnte durch eine detaillierte Prozess- und Anforderungsanalyse eine präzise und zielgerichtete Ausschreibung erstellt werden. Das IPM übernahm nicht nur die Ausarbeitung der Ausschreibung, sondern auch die Durchführung des Angebotsverfahrens sowie die anschliessende Evaluation der eingegangenen Offerten. Gemeinsam mit den Entscheidungsträgern der Kirchengemeinde wurde abschliessend ein passendes ERP-System sowie ein geeigneter Implementierungspartner ausgewählt. 

Die Zielsetzungen und Anforderungen konnten alle im neu beschafften ERP-System umgesetzt werden. Der Gesamtprozess mit Evaluation und Implementierung des Systems nahm rund 15 Monate in Anspruch. Die Buchhaltung der Kirchgemeinde erfolgt heute papierlos und Standartprozesse sind derart automatisiert, dass Mitarbeitende für spannendere und wertschöpfendere Aufgaben eingesetzt werden.